Vragen aan onze trainingsacteur en verzuimspecialist Jacqueline

Jacqueline is coach, trainer en verzuimspecialist bij Enroute. Onlangs rondde zij de opleiding tot trainingsacteur af. Ze is zeer enthousiast over de opleiding en in dit interview vertelt ze over haar rol en het belang van het oefenen van gesprekken met een trainingsacteur.
 

Je geeft al langere tijd verzuimtrainingen. Vanuit welke gedachte ben je de opleiding tot trainingsacteur gaan doen?
Ik wil in onze trainingen zo professioneel mogelijk oefenen met verzuimgesprekken. We komen het belang van een goed gesprek in de praktijk heel vaak tegen. We zien waar werknemers en werkgevers tegenaan lopen. Als trainingsacteur bied ik de gelegenheid om heel realistisch en gericht te oefenen met bepaalde situaties. Het is eigenlijk de enige gelegenheid om verzuimgesprekken uit te proberen.

Wat doet een trainingsacteur?
Ik duik helemaal in de persoon waarvan de deelnemer het gedrag wil zien. Vooraf vraag ik uit wat de relatie is, welk gedrag de medewerker vertoont en wat de deelnemer uit de oefening wil halen. Als trainingsacteur ben ik gericht bezig met een doel; het gaat niet alleen om het acteren maar juist ook om het trainen. Ik help de deelnemers in hun leerproces. De feedback die ik als acteur geef op het gedrag van de deelnemer is heel belangrijk. Ik reageer vanuit de persoon die ik speel, in de ik-vorm. Ik benoem wat het gedrag met mij doet. Feedback komt in de training trouwens niet alleen van mij als acteur maar ook van mijn collega trainer en de andere deelnemers die het gesprek observeren.

Welke valkuilen zie je bij deelnemers?
De grootste valkuil is: een gesprek ingaan met weerstand. Deelnemers hebben vaak al een verhaal in hun hoofd over een bepaalde medewerker, terwijl ze eigenlijk de achtergrond van het verzuim niet kennen. Er is bijvoorbeeld wantrouwen over de intenties van een medewerker. Met zulke aannames zet je de relatie met de medewerker op scherp, terwijl dat niet nodig is. Dat werkt averechts. In de training dagen we deelnemers uit om hun aannames los te laten.

Wat ik ook weleens zie is dat managers die doorgroeien vanaf de werkvloer, weinig ruimte krijgen
vanuit de organisatie om de benodigde skills te ontwikkelen. Dan ontbreken soms de vaardigheden die nodig zijn voor een goed gesprek. In sommige groepen beginnen we daarom met het aanleren van basis gesprekstechnieken zoals LSD (luisteren, samenvatten, doorvragen), NIVEA (niet invullen voor een ander), open vragen stellen etc.

Wil je een paar tips delen voor een goed verzuimgesprek?

• Benoem ruim voordat het gesprek plaatsvindt wat je gaat bespreken. Zo kan de medewerker zich goed voorbereiden. Bijvoorbeeld: Ik wil het graag hebben over verzuim en wat we kunnen doen om je te helpen.
• Ga het gesprek open in, met interesse naar de medewerker.
• Goed luisteren doe je met je oren en met je ogen: durf te benoemen wat je ziet en stel een open vraag. Bijvoorbeeld: ik zie dat je achterover gaat leunen, wat gebeurt er met je?
• Durf momenten van stilte te laten zijn. De stilte laten vallen heeft vaak tot gevolg dat iemand meer gaat vertellen. Die stilte kan echt heel belangrijk zijn.
• Als je denkt dat je zelf het probleem bent is het verstandig om dat te benoemen.
• Ontvang eventuele kritiek en ga je niet verdedigen. Zeg bijvoorbeeld dat je er even over na moet denken en dat je er nog op terugkomt. Stel je kwetsbaar op. Je kunt ook benoemen dat je ervan schrikt en dat je het even op je in wil laten werken.
• Eindig het gesprek altijd met concrete afspraken en plan meteen de vervolgafspraak.
• Vraag door. Bijvoorbeeld: Wil je daar meer over vertellen? Heb je daar een voorbeeld van? Hoe heb je dat ervaren? Als je doorvraagt geef je iemand de ruimte om meer te vertellen.

Het doel van het gesprek moet altijd zijn: iemand in beweging krijgen. Het mooist is het, als je allebei positief en met energie het gesprek uit loopt.

Wat bieden verzuimtrainingen nog meer?
We beginnen elke training met het delen van kennis. Dankzij die kennis groeien de deelnemers in hun rol. Dit zie je direct terug bij het oefenen van gesprekken. Vaak zijn deelnemers zich voor de training nog niet zo bewust van de kennis die ze missen.