De rol van HR bij verzuim

Dit blog gaat over het adequaat begeleiden van langdurig ziekteverzuim. We staan stil bij de rol van HR bij verzuim en geven handvatten om het verplichte casemanagement effectief vorm te geven.

Welke rol heeft HR bij verzuim?

Wat de rol van HR is bij ziekteverzuim hangt af van de organisatie. In sommige organisaties is HR verantwoordelijk voor het monitoren van het verzuimbeleid, het naleven van de Wet Poortwachter (WVP) en het administreren van verzuimdossiers. Als het goed is, heeft HR dan ook de kennis in huis die nodig is voor doeltreffend verzuimbeleid waarbij de re-integratieverplichtingen van de werkgever worden nageleefd. Als verzuim niet onder HR valt zijn meestal de leidinggevenden en managers verantwoordelijk voor de verzuimbegeleiding, eventueel ondersteund door de administratie of het secretariaat. Uiteraard zijn bij ziekteverzuim ook altijd de Arbodienst en/of bedrijfsarts betrokken.

Verzuimtraining

Ken je onze verzuimtrainingen al? Wij leren organisaties verzuim effectief te beheersen. In onze trainingen bespreken we verzuimgesprekken, wetgeving en meer. Je doet kennis op en oefent gesprekstechnieken.

Lees meer

Het goed begeleiden van langdurig verzuim

Vanuit de Wet Poortwachter (WVP) is het verplicht om bij langdurig verzuim iemand aan te wijzen die het re-integratieproces van een werknemer monitort aan de hand van het plan van aanpak (PVA). Deze persoon wordt in de WVP de casemanager genoemd. De werknemer mag hier in overleg met de werkgever in principe zelf iemand voor aanwijzen. Vanuit het ‘eigen regie model’ wordt de leidinggevende vaak automatisch aangewezen als casemanager. Dat kan goed werken. De leidinggevende kan snel de nodige aanpassingen doorvoeren in de taken van de werknemer en vanuit persoonlijk contact de motivatie van de medewerker positief beïnvloeden. De meeste leidinggevenden hebben echter onvoldoende kennis van wet- en regelgeving, wat tot fouten kan leiden. Bovendien kan het begeleiden van verzuim extra werkdruk opleveren en kunnen er rolconflicten en fricties ontstaan tussen de leidinggevende en de medewerker. Het is daarom belangrijk om vooraf na te gaan of de leidinggevende de juiste persoon is voor de begeleiding.

>> Lees meer over de casemanager
>> Lees meer over het plan van aanpak bij re-integratie

Is HR geschikt om verzuim te begeleiden?

HR kan absoluut de geschikte partij zijn om het verzuim te begeleiden. HR-professionals zijn vaak getraind in wet- en regelgeving rond verzuim. HR functioneert doorgaans onafhankelijker dan een leidinggevende en kan hierdoor objectief blijven, wat nuttig is als er conflicten spelen. Ook kan HR een schakel zijn tussen de bedrijfsarts, arbeidsdeskundige en het re-integratiebureau, en op die manier het verzuimproces coördineren.

Een verzuimfunctionaris in loondienst

Sommige grote organisaties nemen iemand in loondienst die zich volledig kan richten op verzuim, bijvoorbeeld een verzuimadviseur, verzuimmanager of verzuimcoach. Deze heeft een gerichte opleiding genoten en kan intern adviseren over verzuim en verzuimdossiers. De beslissing om zo’n functie te creëren hangt meestal samen met de manier waarop het verzuimbeleid is vormgegeven. Niet alle organisaties kunnen zich zo’n functionaris veroorloven, maar het kan een goede manier zijn om de processen rondom verzuim te stroomlijnen.

Een externe verzuimspecialist

Is er weinig of geen verzuimkennis in huis? Of is er onvoldoende tijd om het verzuim intern goed te begeleiden? Dan is het verstandig om een gespecialiseerd bureau in te schakelen. Specialisten maken het verschil; zij kunnen het verzuimmanagement voor een flink deel uit handen nemen en ervoor zorgen dat alle re-integratieverplichtingen netjes worden afgevinkt. Hiermee worden leidinggevenden en HR ontlast van specialistische taken. Door op tijd specialisten in te schakelen blijft de schadelast beperkt en kan de zieke werknemer zo snel mogelijk aan de slag.

Uw verzuimbegeleiding verbeteren?

Kan uw ziekteverzuimbegeleiding ook beter? Als verzuimpartner geven wij uw organisatie grip op verzuim.

Lees verder!

Tot slot

Een goed ingericht verzuimbeleid zorgt ervoor dat langdurig zieke medewerkers de juiste ondersteuning krijgen tijdens het re-integratieproces. Het is belangrijk om bij de inrichting van het verzuimbeleid bewust stil te staan bij de rol van de casemanager en per geval te onderzoeken wie de aangewezen persoon is om deze taak op zich te nemen. Leidinggevenden worden vaak gekozen om hun persoonlijke betrokkenheid. Het is dan wel noodzakelijk dat zij zijn toegerust met de juiste kennis en vaardigheden. HR kan hierin een schakel zijn, maar als de capaciteit of expertise intern beperkt is, biedt een externe specialist uitkomst. Deze kan ervoor zorgen dat het proces volgens de regels verloopt en geen onnodige vertraging (= kosten) oploopt. Werkgevers die tijdig de juiste stappen zetten, mogen rekenen op een succesvol re-integratieproces.

Vier aanbevelingen voor de rol van HR bij verzuim

1. Regelmatig evalueren:
   Evalueer regelmatig het verzuimbeleid zodat het altijd voldoet aan de wetgeving en de behoeften van de organisatie en haar medewerkers. Sta daarbij bewust stil bij het kiezen van de casemanager en de rol van HR.
   
   
2. Ondersteun leidinggevenden:
   Voor leidinggevenden die de rol van casemanager toebedeeld krijgen is het essentieel dat zij de juiste training en ondersteuning krijgen om hun rol soepel te vervullen.
   
   
3. Overweeg een verzuimfunctionaris:
   Voor grotere organisaties kan het voordelig zijn om een specialist aan te stellen die zich volledig richt op verzuimmanagement, waardoor een professionele aanpak mogelijk is.
   
   
4. Externe ondersteuning indien nodig:
   Wanneer er intern geen tijd en expertise beschikbaar zijn, is een externe verzuimexpert een zinvolle investering. Op die manier kan iedereen zich bezighouden met de eigen kerntaken terwijl de verzuimbegeleiding goed geregeld is.