Ziekmelding zonder medische reden. Hoe ga je hiermee om?

Bij een ziekmelding is er niet altijd sprake van een medische reden. Er kunnen andere redenen zijn, zoals bijvoorbeeld motivatieproblemen of een arbeidsconflict. Ziekteverlof is in zulke gevallen niet de meest helpende of passende oplossing. Hoe ga je als organisatie om met een ziekmelding zonder medische reden? In dit blog beantwoorden we deze vraag.

Niet medische redenen voor een ziekmelding

Er zijn naast ziekte tal van redenen dat werknemers zich ziek melden. We onderscheiden grofweg de volgende redenen: persoonlijke omstandigheden, stress en overspanning, motivatieproblemen, een arbeidsconflict. We schetsen per reden een paar mogelijkheden om hiermee om te gaan.

Ziekmelding vanwege persoonlijke omstandigheden

Denk hierbij aan familieproblemen, rouw, scheiding, schulden, een zieke partner of kind. Persoonlijke omstandigheden kunnen zwaar drukken op een medewerker. Soms zijn deze omstandigheden tijdelijk van aard maar ze kunnen ook lang duren. Bij zulke omstandigheden is empathische interesse op zijn plek en kan het toestaan van ziekteverlof soms een deel van de oplossing zijn. Ook kun je professionele hulp aanbieden zoals bedrijfsmaatschappelijk werk, coaching, schuldhulpverlening. Het doel van de geboden oplossing moet zijn om de medewerker te ondersteunen zodat deze zo goed mogelijk kan blijven functioneren. Voor dringende, onverwachte of bijzondere persoonlijke situaties is er calamiteiten- of kort verzuimverlof (volgens de Wet arbeid en zorg). In de cao of in een regeling van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging kunnen andere afspraken staan over calamiteiten- of kort verzuimverlof. Als dat zo is, gelden deze afspraken.

Ziekmelding door stress of overspanning

Een ziekmelding kan voortkomen uit een te hoge werkdruk of aanhoudende stress. Als je ervan op de hoogte bent dat de medewerker aanhoudende stress of overspanning ervaart kun je helpende maatregelen treffen. Wellicht valt het werk anders te verdelen. Daarnaast is het belangrijk om pauzes, vakanties en ontspanning te stimuleren. Soms zitten persoonlijke patronen in de weg en kan coaching nuttig zijn. Vraag de medewerker wat deze nodig heeft en wees ook hier empathisch geïnteresseerd, zodat de medewerker zich genoeg op diens gemak voelt om te delen. Soms komen er zaken aan het licht die op de werkvloer spelen. Het is bij stress of overspanning belangrijk om snel in te grijpen omdat deze klachten kunnen leiden tot een burn-out, waarbij de medewerker langdurig uitvalt.

Ziekmelding door motivatieproblemen

Ontevredenheid met het werk en motivatieproblemen kunnen leiden tot verzuim. Bijvoorbeeld als iemand het werk niet boeiend vindt en ook niet weet welk werk wel zou passen. Of als een oudere medewerker de mentale veerkracht niet meer heeft om met goede moed de zoveelste reorganisatie in te gaan. Ook een conflict op de werkvloer kan leiden tot motivatieproblemen. Verderop staan we stil bij het arbeidsconflict.

Om motivatieproblemen te voorkomen kun je als werkgever investeren in goede arbeidsomstandigheden, loopbaanontwikkeling en een prettige werksfeer. Hierin passen ook interne programma’s rondom duurzame inzetbaarheid en vitaliteit. Op teamniveau is het belangrijk om interesse te tonen in de medewerker en diens visie op de toekomst. Loopbaancoaching kan nuttig zijn. Soms is een ontbinding van de arbeidsovereenkomst met een vaststellingsovereenkomst (VSO) voor beide partijen een goede oplossing. Vanuit ‘goed werkgeverschap’ kan dan een outplacementtraject worden aangeboden.

Ziekmelding door arbeidsconflict

Sommige ziekmeldingen zijn het gevolg van een conflict op het werk. De Werkwijzer Arbeidsconflicten (van STECR) adviseert bedrijfsartsen om in zulke gevallen een periode van bezinning voor te schrijven van maximaal twee weken. De werknemer hoeft gedurende deze periode niet te werken maar wordt ook niet ziek gemeld. In de bezinningsperiode is het de bedoeling dat de werkgever het initiatief neemt om het arbeidsconflict met de werknemer op te lossen. De bedrijfsarts kan hierin adviseren.

->> Lees ook ons blog: Ziek of arbeidsconflict?

Kun je een ziekmelding zonder medische reden voorkomen?

Het liefst wil je dat medewerkers op tijd aan de bel trekken zodat je samen kunt onderzoeken wat er aan de hand is. Wanneer het klimaat het gemakkelijk maakt om met elkaar in gesprek te gaan over wat er speelt en wat er nodig is, ben je al een heel eind op weg, maar er zijn meer randvoorwaarden bij het voorkomen van een ziekmelding:

• Laagdrempelige en open communicatie tussen medewerker en leidinggevende. Dit moet niet alleen een intentie zijn maar ook daadwerkelijk vorm krijgen. Voor managers met overvolle agenda’s is dit een uitdaging. Plan momenten met het team en met individuele medewerkers.
• Een prettige en gezonde werksfeer met goede werkomstandigheden en mogelijkheden voor ontwikkeling en groei.
• Promoot ontspanning, ondermeer door pauzes en vakanties te stimuleren en faciliteren. Vakantiedagen opnemen mag geen geaccepteerd alternatief zijn als er eigenlijk sprake is van ziekte.
• Een duidelijk en toegankelijk verzuimbeleid dat communiceert wat de verwachtingen zijn en welke procedures gevolgd moeten worden bij verzuim. Informeer medewerkers ook goed over de verschillende soorten verlof die mogelijk zijn binnen de organisatie.
• Ondersteuning voor werknemers die met persoonlijke of werkgerelateerde problemen kampen. Bijvoorbeeld door een coach, praktijkondersteuner, bedrijfsmaatschappelijk werk of vertrouwenspersoon. Ook de bedrijfsarts kan hierin een rol spelen.
• Flexibiliteit in werktijden en werkplekken waar mogelijk.
  
  

Hoe ga je als werkgever om met een ziekmelding zonder medische reden?

Als je een ziekmelding zonder medische oorzaak niet hebt kunnen voorkomen is contact onderhouden met de medewerker het belangrijkste dat je nog kunt doen. De manier waarop je dit doet luistert nauw. In verband met privacy mag je niet zomaar alles vragen en alleen de bedrijfsarts kan beoordelen of er medische gronden zijn voor de ziekmelding. Toch kun je door in contact te blijven en interesse te tonen veel bereiken. Mogelijk kun je de medewerker wijzen op ander passend verlof of alsnog samen tot een oplossing komen zodat de medewerker weer aan de slag kan. In ons blog ‘Hoe ga je om met een medewerker die frequent verzuimt’ geven we je tips voor een goed verzuimgesprek.

Hoe je met een ziekmelding door een niet medische reden om moet gaan is dus afhankelijk van de situatie. Hoe dan ook is het van belang om op een goede manier in gesprek te blijven met de medewerker. Probeer met respect voor privacy te achterhalen wat er aan de hand is en vervolgens helpende maatregelen te treffen. Je kunt een ziekmelding met niet medische redenen in veel gevallen voorkomen door een klimaat te scheppen waarin medewerkers de ruimte ervaren om open te zijn en op tijd aan de bel te trekken.