Het Plan van Aanpak bij re-integratie: een goed begin is het halve werk!

Voor leidinggevenden of anderen die er mee te maken krijgen is het invullen van een UWV formulier, zoals het Plan van Aanpak (PvA) meestal geen dagelijkse kost. Het is eerder een vage klus die niet hoog op de prioriteitenlijst staat. Wij zien daardoor regelmatig verzuimdossiers met een vrijwel leeg Plan van Aanpak. Dit is niet adequaat en bovendien een gemiste kans. In dit artikel staan we stil bij het belang van een goed ingevuld Plan van Aanpak.

Wat is het Plan van Aanpak?

Het Plan van Aanpak is een verplicht document bij de re-integratie van een zieke medewerker. Het is bedoeld om werkgever en medewerker te ondersteunen bij het vastleggen van afspraken die de terugkeer naar werk mogelijk maken. Mocht het zover komen dat er een WIA-uitkering aangevraagd moet worden, dan zal UWV het re-integratieverslag, inclusief het Plan van Aanpak beoordelen. Als het Plan van Aanpak niet of niet juist is ingevuld kan dit gevolgen hebben. Zijn de re-integratie inspanningen volgens UWV onvoldoende? Dan moet het loon van de medewerker langer worden doorbetaald. Een dure grap.

Uw verzuimbegeleiding verbeteren?

Kan uw ziekteverzuimbegeleiding ook beter? Als verzuimpartner geven wij uw organisatie grip op verzuim.

Lees verder!

Het Plan van Aanpak moet uiterlijk in de 8e ziekteweek ingevuld worden door de werkgever (vaak de leidinggevende) en de medewerker. Dit is twee weken nadat de bedrijfsarts de Probleemanalyse heeft ingevuld. De Probleemanalyse ligt aan de basis van het PVA en wordt ingevuld door de bedrijfsarts. In de Probleemanalyse staat het einddoel van de re-integratie en een advies over de mogelijke route naar werkhervatting. Meestal geeft de bedrijfsarts hier ook advies over het opbouwen van uren.

Het belang van een goed Plan van Aanpak

Het invullen van het Plan van Aanpak is een uitgelezen moment om de koe bij de horens te vatten. Pak hier de kans om tot een zo concreet mogelijk plan te komen voor een succesvolle terugkeer naar werk. Een veel geziene valkuil is dat op het Plan van Aanpak alleen ingevuld wordt hoe de uren zullen worden opgebouwd. In de meeste situaties is dat niet concreet genoeg. Het is belangrijk om ook afspraken te maken over de inhoud van het werk en de manier waarop de werkgever de werknemer kan steunen tijdens het re-integreren. Dit moet allemaal in lijn zijn met de Probleemanalyse. Zorg ervoor dat voor iedereen steeds duidelijk is wat er moet gebeuren. Gebeurt dit niet? Dan kunnen er gemakkelijk weken verstrijken waarin de medewerker zich aan diens lot overgelaten voelt, zonder concreet tot werken te komen. Hierdoor kan de arbeidsrelatie verslechteren en worden de re-integratiemogelijkheden niet optimaal benut. Helaas zien wij dit soort situaties regelmatig ontstaan. Bijvoobeeld: de medewerker start met een aantal uur per week maar er is geen passend werk afgesproken of collega’s zijn niet geïnformeerd over de mogelijkheden van de re-integrerende medewerker. Een goed plan geeft houvast. Het PVA kan tussentijds worden aangepast middels een bijstelling PVA.

Het aanwijzen van een casemanager

Als de medewerker al langer verzuimt en de Probleemanalyse en het Plan van Aanpak aan de orde komen, is het wettelijk verplicht om een casemanager aan te wijzen (conform de Wet Verbetering Poortwachter). De casemanager kan de leidinggevende zijn maar ook iemand van HR, een andere medewerker of een externe. De casemanager heeft als taak om er op te letten dat afspraken worden nagekomen. Lees ook ons blog over de casemanager.  

Hoe pak je het Plan van Aanpak goed aan?

Wij stellen dat een goed Plan van Aanpak het halve werk is. Hieronder staat een checklist PVA die je kunt gebruiken als je te maken krijgt met een zieke medewerker, voor wie een PVA moet worden ingevuld:

Is er een casemanager aangewezen? Zo nee, spreek dan samen met de medewerker af wie de casemanager wordt. De casemanager heeft een serieuze verantwoordelijkheid. Zorg ervoor dat de persoon die het casemanagement op zich neemt deze verantwoordelijkheid ook waar kan maken en over voldoende tijd en kennis beschikt (verzuimbegeleiding is een vak en doe je er niet zomaar even bij). Lees ons blog over de casemanager. 

Is de Probleemanalyse ingevuld en in het bezit van medewerker en werkgever? Zo nee, neem dan contact op met de bedrijfsarts. Is de Probleemanalyse duidelijk en volledig? Zo nee, neem dan contact op met de bedrijfsarts en vraag om een duidelijk advies.

Plan een afspraak met de medewerker
Plan ruim de tijd voor een afspraak met de medewerker voor het Plan van Aanpak. We adviseren 1,5 uur. Bespreek het advies van de bedrijfsarts met de medewerker. Is de medewerker het met het advies eens? En wat is jouw eigen visie op het advies van de bedrijfsarts? Bespreek met de medewerker wat er volgens jullie beiden concreet nodig is om tot werkhervatting te komen. Nu is het tijd om het formulier Plan van Aanpak in te vullen.

(lees verder onder het tekstblok)

Verzuimtraining

Ken je onze verzuimtrainingen al? Wij leren organisaties verzuim effectief te beheersen. In onze trainingen bespreken we verzuimgesprekken, wetgeving en meer. Je doet kennis op en oefent gesprekstechnieken.

Lees meer

Wat komt er in het Plan van Aanpak?

Hieronder krijg je een idee van wat je inhoudelijk op het formulier kwijt kunt. 

De Visie van werkgever en medewerker
Er is ruimte voor beide partijen om de visie op functie, arbeidsmogelijkheden en de kwaliteit van de arbeidsverhouding te verwoorden.

Het einddoel van de re-integratie
Het einddoel van de re-integratie neem je over uit de Probleemanalyse. In de Probleemanalyse staat of het einddoel is om te hervatten bij de eigen werkgever (in eigen functie, geheel, gedeeltelijk, met aanpassingen of in een andere functie) of (geheel of gedeeltelijk) bij een andere werkgever.

Afspraken
De afspraken zijn het belangrijkste aandachtspunt bij het invullen van het PVA. Er is danook veel ruimte voor afspraken op het formulier. De afspraken hebben tot doel om tot het door de bedrijfsarts gestelde einddoel te komen. Het gaat dus niet (slechts) om een opbouwschema waarin de bedrijfsarts weergeeft met hoeveel uren per week de medewerker zal gaan opbouwen.

Wat is er nodig om het einddoel van de re-integratie te halen? Wat kan de medewerker hierin doen? Wat kan de werkgever hierin doen? Bij elke afspraak kan op het formulier worden aangegeven wat de afgesproken activiteit is, wie de activiteit uitvoert en wat de planning is. Het formulier geeft ruimte om afspraken vast te leggen op de volgende gebieden:

• Arbeidsinhoud
• Arbeidsomstandigheden
• Arbeidsvoorwaarden
• Arbeidsverhoudingen
• Sociaal-medische zaken
• Overige activiteiten

Per categorie worden voorbeelden gegeven maar wij raden aan om vooral zelf goed na te denken. Aan welke voorwaarden moet worden voldaan om in deze specifieke werksituatie, met deze specifieke medewerker tijdig het einddoel van de re-integratie te bereiken? Maak hier afspraken over en leg deze vast.

In de toekomst zal het formulier Plan van Aanpak worden aangepast, waarbij het nog nadrukkelijker de bedoeling zal zijn dat werkgever en werknemer hun visie geven. Hiermee wil men een grotere betrokkenheid bij het re-integratieproces stimuleren. De voorgenomen wijzingen staan te lezen op de website van De Raad van State in het artikel Wijziging van het Besluit SUWI in verband met de versterking van de werkgeversdienstverlening. 

Tot slot

We begrijpen dat de verleiding bestaat om het Plan van Aanpak even snel in te vullen, je hebt immers genoeg andere dingen op je bord. Toch adviseren we om juist in deze fase van het verzuim goed door te pakken. Het invullen van het Plan van Aanpak is een geschikt moment voor een goed face to face gesprek met de medewerker en om te investeren in de relatie en daarmee de re-integratie. Met 8 weken verzuim is er immers al sprake van langdurig verzuim en dit vraagt om zorgvuldigheid en aandacht bij de verdere begeleiding. Komen jullie in het Plan van Aanpak tot een concreet stappenplan? Dan zal dit houvast bieden en de re-integratie bevorderen. Laat je deze kans liggen? Dan kun je in veel gevallen rekenen op een stroef, tijdrovend en mogelijk prijzig traject voor jezelf en de medewerker.

Bekijk alle verplichte stappen bij ziekte op de website van het UWV of lees ons blog over dit onderwerp: Stappenplan Wet Verbetering Poortwachter.