Het Plan van Aanpak bij re-integratie: een goed begin is het halve werk!

Voor leidinggevenden of anderen die er mee te maken krijgen is het invullen van een UWV formulier, zoals het Plan van Aanpak (PvA) meestal geen dagelijkse kost. Het is eerder een vage klus die niet hoog op de prioriteitenlijst staat. Wij zien daardoor regelmatig verzuimdossiers met een vrijwel leeg Plan van Aanpak. Dit is niet adequaat en bovendien een gemiste kans. In dit artikel staan we stil bij het belang van een goed ingevuld Plan van Aanpak.

Wat is het Plan van Aanpak?

Het Plan van Aanpak is een verplicht document bij de re-integratie van een zieke medewerker. Het is bedoeld om werkgever en medewerker te ondersteunen bij het vastleggen van afspraken die de terugkeer naar werk mogelijk maken. Het document is een vast onderdeel van het re-integratieverslag. Mocht het zover komen dat er een WIA-uitkering aangevraagd moet worden, dan zal UWV het re-integratieverslag, inclusief het Plan van Aanpak beoordelen. Het Plan van Aanpak moet uiterlijk in de 8e ziekteweek gemaakt worden. Dit is twee weken nadat de bedrijfsarts de Probleemanalyse heeft ingevuld, die het uitgangspunt van het Plan van Aanpak vormt. Het Plan van Aanpak wordt ingevuld door de werkgever (meestal de leidinggevende) en de medewerker. Zo nodig kan het Plan van Aanpak tussentijds worden aangepast middels een bijstelling PVA.

Uw verzuimbegeleiding verbeteren?

Kan uw ziekteverzuimbegeleiding ook beter? Als verzuimpartner geven wij uw organisatie grip op verzuim.

Lees verder!

Wat is de Probleemanalyse?

De Probleemanalyse ligt aan de basis van het Plan van Aanpak en moet in de zesde week van verzuim gemaakt worden. De bedrijfsarts geeft op het formulier aan waarop welke beperkingen de medewerker heeft en wat dit betekent voor diens mogelijkheid om te werken. In de Probleemanalyse staat het einddoel van de re-integratie en een advies over de mogelijke route naar werkhervatting. Meestal geeft de bedrijfsarts hier ook advies over het opbouwen van uren. Mogelijke einddoelen van de re-integratie die de bedrijfsarts kan aankruisen zijn:

• Werkhervatting in de eigen functie
• Gedeeltelijke werkhervatting in de eigen functie
• Werkhervatting in de eigen functie met aanpassingen
• Werkhervatting in een andere functie bij de eigen werkgever
• Gedeeltelijke werkhervatting in een andere functie bij de eigen werkgever
• Gehele of gedeeltelijke werkhervatting bij een andere werkgever
• Anders:..........

Werkgever en medewerker krijgen een kopie van de Probleemanalyse. Als de (medische) situatie van de medewerker verandert kan de Probleemanalyse worden bijgesteld.

Het aanwijzen van een casemanager

Als de medewerker al langer verzuimt en de Probleemanalyse en het Plan van Aanpak aan de orde komen, is het belangrijk om een casemanager aan te wijzen. Het aanwijzen van een casemanager bij de re-integratie is wettelijk verplicht (conform de Wet Verbetering Poortwachter). De casemanager kan de leidinggevende zijn maar ook iemand van HR, een andere medewerker of een externe. De casemanager heeft als taak om er op te letten dat afspraken worden nagekomen. Zowel werkgever als medewerker kunnen bij de casemanager terecht met vragen over de voortgang van de re-integratie.

Bekijk alle verplichte stappen bij ziekte op de website van het UWV of lees ons blog over dit onderwerp: Stappenplan Wet Verbetering Poortwachter.

Het belang van een goed Plan van Aanpak

Het invullen van het Plan van Aanpak is een uitgelezen moment om de koe bij de horens te vatten. Pak hier de kans om tot een concreet plan te komen voor een succesvolle terugkeer naar werk. Door samen concrete afspraken vast te leggen is voor iedereen steeds duidelijk wat er moet gebeuren. Zonder deze afspraken kunnen er gemakkelijk weken verstrijken waarin de medewerker zich aan diens lot overgelaten voelt, zonder concreet tot werken te komen. Hierdoor kan de arbeidsrelatie verslechteren en worden de re-integratiemogelijkheden niet optimaal benut. Helaas zien wij dit regelmatig gebeuren. De medewerker start bijvoorbeeld met een aantal uur per week maar passend werk blijkt niet voorhanden te zijn. Of collega’s zijn onvoldoende geïnformeerd over de mogelijkheden van de re-integrerende medewerker. Een goed plan geeft houvast.

Behalve een belangrijk moment om de re-integratie vorm te geven, is het Plan van Aanpak ook een verplicht document dat door UWV wordt beoordeeld bij de aanvraag van een WIA-uitkering. Als het Plan van Aanpak niet of niet juist is ingevuld kan dit gevolgen hebben voor het oordeel van UWV. Zijn de re-integratie inspanningen volgens UWV onvoldoende? Dan moet het loon van de medewerker langer worden doorbetaald. Een dure grap.

Hoe pak je het Plan van Aanpak goed aan?

Wij stellen dat een goed Plan van Aanpak het halve werk is. Hieronder staat een checklist die je kunt gebruiken als je te maken krijgt met een zieke medewerker, voor wie een Plan van Aanpak moet worden ingevuld:

Is er een casemanager aangewezen? Zo nee, spreek dan samen met de medewerker af wie de casemanager wordt. De casemanager heeft een serieuze verantwoordelijkheid. Zorg ervoor dat de persoon die het casemanagement op zich neemt deze verantwoordelijkheid ook waar kan maken en over voldoende tijd en kennis beschikt (verzuimbegeleiding is immers een vak en doe je er niet zomaar even bij). 

Is de Probleemanalyse ingevuld en in het bezit van medewerker en werkgever? Zo nee, neem dan contact op met de bedrijfsarts. Is de Probleemanalyse duidelijk en volledig? Zo nee, neem dan contact op met de bedrijfsarts en vraag om een duidelijk advies.

Plan ruim de tijd voor een afspraak met de medewerker om het formulier in te vullen. We adviseren 1,5 uur. Bespreek het advies van de bedrijfsarts met de medewerker. Is de medewerker het met het advies eens? En wat is jouw eigen visie op het advies van de bedrijfsarts? Bespreek met de medewerker wat er volgens jullie beiden concreet nodig is om tot werkhervatting te komen. Nu is het tijd om het formulier Plan van Aanpak erbij te pakken.

Wat komt er in het Plan van Aanpak?

Het UWV-formulier geeft een duidelijke structuur. Hieronder krijg je een idee van wat je inhoudelijk op het formulier kwijt kunt.

De Visie van werkgever en medewerker
Er is ruimte voor beide partijen om de visie op functie, arbeidsmogelijkheden en de kwaliteit van de arbeidsverhouding te verwoorden. In de toekomst zal het formulier Plan van Aanpak worden aangepast, waarbij het nog nadrukkelijker de bedoeling zal zijn dat werkgever en werknemer hun visie geven. Hiermee wil men een grotere betrokkenheid bij het re-integratieproces stimuleren. De voorgenomen wijzingen staan te lezen op de website van De Raad van State in het artikel Wijziging van het Besluit SUWI in verband met de versterking van de werkgeversdienstverlening. 

Het einddoel van de re-integratie

Het einddoel van de re-integratie is door de bedrijfsarts bepaald en kan worden overgenomen uit de Probleemanalyse. Het gaat hier om het doel van de re-integratie op de lange termijn. Dus niet alleen het doel voor de eerste paar maanden, maar ook daarna. In de Probleemanalyse staat of het einddoel is om te hervatten bij de eigen werkgever (in eigen functie, geheel, gedeeltelijk, met aanpassingen of in een andere functie) of (geheel of gedeeltelijk) bij een andere werkgever.

Verzuimtraining

Ken je onze verzuimtrainingen al? Wij leren organisaties verzuim effectief te beheersen. In onze trainingen bespreken we verzuimgesprekken, wetgeving en meer. Je doet kennis op en oefent gesprekstechnieken.

Lees meer

Afspraken

Er is veel ruimte voor concrete afspraken op het formulier. De afspraken hebben tot doel om tot het door de bedrijfsarts gestelde einddoel te komen. Het gaat in het Plan van Aanpak dus niet (slechts) om een opbouwschema waarin de bedrijfsarts weergeeft met hoeveel uren per week de medewerker zal gaan opbouwen. Wat is er nodig om het einddoel van de re-integratie te halen? Wat kan de medewerker hierin doen? Wat kan de werkgever hierin doen? Bij elke afspraak kan op het formulier worden aangegeven wat de afgesproken activiteit is, wie de activiteit uitvoert en wat de planning is.

Het formulier geeft ruimte om afspraken vast te leggen op de volgende gebieden:

• Arbeidsinhoud
• Arbeidsomstandigheden
• Arbeidsvoorwaarden
• Arbeidsverhoudingen
• Sociaal-medische zaken
• Overige activiteiten

Per categorie worden voorbeelden gegeven maar wij raden aan om vooral zelf goed na te denken. Aan welke voorwaarden moet worden voldaan om in deze specifieke werksituatie, met deze specifieke medewerker tijdig het einddoel van de re-integratie te bereiken? Maak hier afspraken over en leg deze vast.

Tot slot

We begrijpen dat de verleiding bestaat om het Plan van Aanpak even snel in te vullen, je hebt immers genoeg andere dingen op je bord. Toch adviseren we om juist in deze fase van het verzuim goed door te pakken. Het invullen van het Plan van Aanpak is een geschikt moment voor een goed face to face gesprek met de medewerker en om te investeren in de relatie en daarmee de re-integratie. Met 8 weken verzuim is er immers al sprake van langdurig verzuim en dit vraagt om zorgvuldigheid en aandacht bij de verdere begeleiding. Komen jullie in het Plan van Aanpak tot een concreet stappenplan? Dan zal dit houvast bieden en de re-integratie bevorderen. Laat je deze kans liggen? Dan kun je in veel gevallen rekenen op een stroef, tijdrovend en mogelijk prijzig traject voor jezelf en de medewerker.

In onze volgende nieuwsbrief schrijven we verder over dit onderwerp en staan we stil bij bijstellingen en evaluaties van de Probleemanalyse en het Plan van Aanpak.